So planen Sie die perfekte Abschlussfeier in 8 einfachen Schritten

Geschrieben von Donna Pilato

Es kommt nicht jeden Tag vor, dass man die Gelegenheit hat, einen Schulabschluss zu feiern. Die Abschlussfeier ist ein bedeutsames Ereignis, bei dem Freunde und Familie zusammenkommen, um Erinnerungen zu schaffen und zu teilen. Damit Sie mit allen anderen zusammen feiern können, ist es am besten, wenn Sie vorher einen Plan haben. Im Folgenden finden Sie einige einfache Ideen für einen unvergesslichen Tag, den Ihr Absolvent zu schätzen wissen wird: Für eine unvergessliche Abschlussfeier braucht man keinen professionellen Eventplaner. Die zu berücksichtigenden Dinge wie Ort, Einladungen, Partyessen und Dekoration sind lediglich Ausgangspunkte und können leicht selbst in Angriff genommen werden.

Schritt 1: Machen Sie die erste Planung und legen Sie Ihr Budget fest

Um Ihr Budget einzuhalten, ist es wichtig, im Voraus zu planen und einen Zeitplan zu erstellen. Ein guter erster Schritt besteht darin, alle gewünschten Elemente für Ihre Party aufzuschreiben. Nachdem Sie Ihre Liste vervollständigt haben, erstellen Sie einen Zeitplan, wann Sie diese Aufgaben erledigen können. Überlegen Sie sich, wie viele Personen Sie einladen möchten. Legen Sie fest, wie viel Sie pro Person für Essen und Getränke ausgeben möchten, plus die Kosten für die Dekoration, die Unterhaltung und die Miete der Location. Wenn möglich, sollten Sie die Party gemeinsam mit zwei oder drei Familien veranstalten, die alle einen Absolventen einer ähnlichen Schule oder in einer ähnlichen Situation haben, um die Kosten zu teilen. Vielleicht überschneiden sich bei anderen Familien die Gästelisten der gleichen Schule, so dass es sinnvoll ist, die Partys zusammenzulegen. Auch wenn es schwierig ist, die Gäste zu koordinieren, könnte sich die Mühe lohnen, eine größere Party zu veranstalten.Ein Budget ist der am wenigsten lustige Aspekt der Partyplanung, aber vielleicht der wichtigste. Ein Budget hält Ihre Ausgaben im Zaum und ermöglicht es Ihnen, Prioritäten für die Party zu setzen. Die Planung einer Abschlussfeier mit begrenzten finanziellen Mitteln kann erleichtert werden, wenn Sie sich mit den Begleitern der Absolventen oder engen Freunden zusammentun, die bei der Aufteilung der Arbeit und der Kosten helfen können. Sie können auch versuchen, den Großteil der Dekoration und der Partygeschenke selbst herzustellen, um Kosten zu sparen.

Schritt 2: Erstellen der Gästeliste

Nachdem Sie nun Ihr ungefähres Budget und die Anzahl der Personen, die Sie einladen können, kennen, beginnen Sie mit der Erstellung Ihrer Gästeliste. Legen Sie fest, ob Sie oder der Ehrengast die gesamte Abschlussklasse einladen wollen, ob es eine große Feier mit Ihren engsten Freunden und Ihrer Familie werden soll oder ob es eine intimere Familienfeier sein wird. Es ist völlig in Ordnung, ein paar besondere Gäste zu einer Abschlussfeier einzuladen, z. B. geliebte Lehrer, Trainer oder andere Fakultätsmitglieder. Es liegt auch im Ermessen des Gastgebers, ob die Kinder der Gäste teilnehmen dürfen oder nicht.

Schritt 3: Wählen Sie einen Standort

Möchte Ihr Absolvent eine zwanglose Gartenparty bei Ihnen zu Hause oder Feierlichkeiten in einem formellen Restaurant oder einem anderen Veranstaltungsort? Jede Veranstaltungsart hat ihre Vor- und Nachteile. Eine Party bei Ihnen zu Hause kann Geld sparen, ist leicht zu personalisieren und kann ein einladender, gemütlicher Ort sein, an dem andere zusammenkommen. Der Vorteil einer Party in einem Restaurant oder an einem anderen Veranstaltungsort besteht darin, dass Sie sich auf einen Caterer oder Planer verlassen können, der sich um die Details kümmert, einschließlich des Aufräumens, so dass Sie viel Zeit für gesellige Stunden haben. Der größte Nachteil sind die potenziell hohen Kosten. Außerdem sind Sie bei den Terminen für die Feier nicht sehr flexibel, da die Veranstaltungsorte für die Hochzeitssaison im Mai und Juni bereits lange im Voraus ausgebucht sind. Überlegen Sie, ob Sie Ihre Feier nicht später im Sommer buchen sollten, wenn mehr Veranstaltungsorte verfügbar sind. Auf diese Weise können Sie eine Kombination aus Abschluss- und Abschiedsfeier veranstalten, bevor Ihr Absolvent später im Sommer aufs College geht oder nach dem College wegzieht.

Schritt 4: Wählen Sie eine Partyzeit

Das Timing kann bei Abschlussfeiern schwierig sein. Mai und Juni sind oft die arbeitsreichsten Monate für die meisten Familien von Absolventen. Überlegen Sie, ob Sie die Feier nicht später in der Saison veranstalten wollen, um Konflikte mit anderen Abschlussfeiern zu vermeiden. Eine Lösung kann darin bestehen, einen Sommerurlaub mit einer Abschlussfeier zu kombinieren, wenn Ihre Familie möglicherweise verreist, um zusammenzukommen, z. B. am Wochenende des Memorial Day, am Vatertag oder am 4. Juli.

Tipp

Wenn Sie einen Tag und eine Uhrzeit für Ihre Feier in der geschäftigen Zeit rund um den Schulabschluss wählen müssen, rechnen Sie mit schnellem Besuch Ihrer Gäste. Erwägen Sie, es den Gästen im Mai und Juni leichter zu machen, indem Sie Ihre Veranstaltung zu einem Tag der offenen Tür machen, so dass die Eingeladenen einfach rein- und rausgehen können.

Schritt 5: Wählen Sie ein Thema und eine Dekoration

Ein Motto für die Abschlussfeier verleiht Ihrer Veranstaltung einen lustigen Touch und hilft Ihnen bei der Planung der Dekoration (und des Menüs). Kitschige Luaus und einfache Sommergrillpartys sind beliebte Themen für Abschlussfeiern, deren Essen allen Altersgruppen schmeckt. Aber es gibt auch viele andere kreative Themen für Abschlussfeiern: Wenn Ihr Absolvent ein schlaues Kerlchen ist, können Sie das mit einer Keksbar zeigen. Oder dekorieren Sie die Party in den Farben der Schule Ihres Absolventen, um ein einfaches, aber eindrucksvolles Thema zu schaffen. Fügen Sie eine inspirierende Note hinzu, indem Sie Zitate und Ratschläge zum Erfolg einrahmen und auf den Tischen und in den Servierbereichen anbringen. Vervollständigen Sie die Party mit Dekorationen zum Thema Schulabschluss, wie z. B. Tischdekorationen mit Abschlussmützen und Tortenspitzen sowie Getränke- und Wasserflaschenverschlüsse in Form von Abschlussmützen.

Schritt 6: Planen Sie Ihr Menü

Ihr Thema und die Tageszeit, zu der die Party stattfindet, bestimmen das Menü. Wenn Sie Familien mit kleinen Kindern einladen, brauchen Sie auch Speisen, die den Geschmack der Kleinen treffen. Grill- oder Picknickgerichte sind perfekt für nachmittägliche Soireen im Freien. Snacks oder Desserts (z. B. Cupcakes mit essbaren Abschlusshütchen und Obstrollen, die mit Lakritzschnüren zu Diplomen geformt werden) sind ideal für eine nächtliche Abschlussfeier oder einen Tag der offenen Tür. Stellen Sie ein Buffet mit Speisen oder Snackbars, Getränkebars und anderen Arten von Bars zusammen, damit Ihre Gäste eine Auswahl an Speisen und Getränken haben.

Überlassen Sie das Menü den Profis

Selbst wenn die Party in Ihrem Garten und nicht in einem Restaurant stattfindet, können Sie das Beste aus beiden Welten genießen, indem Sie einen Koch, einen Foodtruck oder einen Caterer engagieren. So können Sie die Festlichkeiten genießen, ohne sich um das Essen kümmern zu müssen.

Schritt 7: Planen Sie die Unterhaltung

Bei einer Hausparty kann man einen DJ engagieren oder eine Karaokemaschine mieten, damit jeder einmal singen kann. Eine unverzichtbare Idee für eine Abschlussfeier zu Hause oder in einem Restaurant: eine Fotokabine in Abschlusskleidung, mit entsprechenden Schildern und Requisiten sowie dem Abschlussjahr als Teil des Hintergrunds.

Schritt 8: Versenden Sie Ihre Einladungen

Abhängig vom Stil Ihrer Feier werden die Einladungen von der formellen, gravierten Variante bis hin zu den kostenlosen digitalen Versionen reichen. Es gibt keine Standardregeln für das Design von Einladungen zur Abschlussfeier. Es gibt jedoch ein paar andere Regeln für Einladungen zur Abschlussfeier, die Sie beachten sollten: Versenden Sie die Ankündigungen für die Abschlussfeier und die Einladungen für die Abschlussfeier separat. Legen Sie eine Wegbeschreibung zur Veranstaltung bei. Wenn Sie keine Zeit oder kein Budget für Einladungen auf Papier haben, sind elektronische Einladungen per E-Mail oder Facebook bequem und kostenlos.